VeriFactu:quées,aquiénafectayfechasvigentes

VeriFactu es el nombre con el que se conoce el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023): una norma de Hacienda que obliga a que los programas con los que empresas y autónomos emiten facturas registren cada factura de forma que no se pueda borrar ni alterar sin dejar rastro, y a que cada factura lleve un código QR que el cliente puede comprobar en la Agencia Tributaria.

Casi todo lo que aparece al buscar «VeriFactu» lo firman fabricantes de software que, lógicamente, quieren venderte su programa. Esta guía no vende ninguno. Va de lo que dice la norma, de las fechas que están vigentes hoy, de qué pasa si facturas con Excel o Word y de qué tienes que preguntarle a tu proveedor antes de pagar nada.

Qué es VeriFactu (y por qué se llama así)

La base legal es la Ley 11/2021, conocida como ley antifraude. Esa ley añadió a la Ley General Tributaria (artículo 29.2.j) la obligación de que los programas de facturación garanticen la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. El desarrollo llegó con el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento (lo verás citado como RRSIF), y con la Orden HAC/1177/2024, que fija las especificaciones técnicas.

Estrictamente, VERI*FACTU (así, con asterisco) es solo una de las dos formas de cumplir ese reglamento: la que envía cada factura a Hacienda en el momento. Pero en la calle el nombre se ha comido a la norma entera, y hoy «VeriFactu» se usa para todo. Conviene tener clara la diferencia, porque condiciona qué programa necesitas. La explicamos más abajo.

Lo importante: VeriFactu no cambia cuánto pagas de impuestos ni te obliga a presentar declaraciones nuevas. Cambia cómo tiene que funcionar el programa con el que facturas.

Fechas vigentes: cuándo es obligatorio VeriFactu

Las fechas se han aplazado dos veces. Primero, el Real Decreto 254/2025 las llevó a 2026. Después, el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE de 3 de diciembre de 2025, convalidado por el Congreso), las retrasó un año más. Según la Agencia Tributaria, consultado el 29-09-2026 (preguntas frecuentes actualizadas a 21 de julio de 2026), las fechas vigentes son estas:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas y demás entidades que lo presentan): sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027.
• Resto de obligados: autónomos y profesionales que tributan en IRPF por actividades económicas, no residentes con establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas (comunidades de bienes, sociedades civiles sin personalidad jurídica): sistemas operativos antes del 1 de julio de 2027.
• Fabricantes y comercializadores de software: debían ofrecer sus programas plenamente adaptados en un plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la Orden HAC/1177/2024. Ese plazo ya ha vencido.

Mientras tanto, puedes empezar a usar un programa adaptado de forma voluntaria. Hacienda ha publicado incluso una nota que permite, durante este periodo previo, dejar de enviar registros de prueba en modalidad VERI*FACTU y volver a facturar con otro sistema. Si en los próximos meses cambiasen otra vez las fechas, la referencia es la página de la Agencia Tributaria sobre Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU, no un blog.

A quién afecta y a quién no

La Agencia Tributaria lo resume en lo que llama la «regla de los 4 NO». Te afecta si usas un programa informático para facturar y, además, no estás en ninguno de estos casos:

• No estás en el SII (Suministro Inmediato de Información). Quien cumple con el SII no tiene que cumplir el reglamento de VeriFactu: la AEAT dice que ambos ámbitos son excluyentes. Están obligados al SII, entre otros, quienes tuvieron un volumen de operaciones superior a 6.010.121,04 € el año anterior, los grupos de IVA y los inscritos en el registro de devolución mensual (REDEME); también se puede entrar de forma voluntaria.
• No tributas en los territorios forales del País Vasco o Navarra, que tienen su propio sistema (TicketBAI en el País Vasco).
• No facturas solo a mano. Si haces las facturas en un talonario, a mano o a máquina, no te afecta, porque no usas ningún sistema informático de facturación.
• No estás exceptuado por una resolución específica.

Hay más matices. Quien no tiene actividad económica, no está afectado. Quienes están en el régimen simplificado (módulos), en el de agricultura, ganadería y pesca o en el recargo de equivalencia, con carácter general, tampoco, porque no están obligados a expedir factura salvo excepciones. Pero ojo: si emiten facturas con un programa, aunque sea de forma voluntaria o por una de esas excepciones, sí tienen que cumplir.

Tampoco hay un mínimo de facturación. Da igual que emitas cinco facturas al año o cinco mil: si las haces con un programa y no estás en una de las exclusiones, te afecta.

Qué es un SIF y las dos modalidades: VERI*FACTU y NO VERI*FACTU

SIF significa sistema informático de facturación. La Agencia Tributaria lo define como el conjunto de hardware y software que se usa para expedir facturas y que admite la entrada de los datos de facturación, los conserva y los procesa para generar otros resultados. Un programa de facturación, un TPV de un bar, un ERP o la herramienta de facturas de un programa de contabilidad son SIF.

Cada vez que emites una factura, el SIF tiene que generar un «registro de facturación»: un resumen informático de esa factura, encadenado con el anterior, de modo que si alguien borra o cambia una factura se nota. Hasta aquí es igual para todos. Lo que cambia es qué se hace con ese registro:

• Modalidad VERI*FACTU: el programa envía cada registro a la sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de generarlo. Las facturas son «verificables» y llevan la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Como el registro ya está en Hacienda, el programa no necesita firmar electrónicamente los registros ni llevar un registro de eventos.
• Modalidad NO VERI*FACTU: el programa no envía nada en el momento. A cambio, tiene requisitos de seguridad adicionales: firma electrónica de cada registro y un «registro de eventos» del propio sistema, que deja constancia de lo que ocurre en el programa, que se conservan en tu programa.

En las dos modalidades la factura lleva código QR. La diferencia práctica para una pyme: en VERI*FACTU el programa necesita conexión para enviar los registros, pero la custodia de la integridad la pone Hacienda; en NO VERI*FACTU tú guardas los registros firmados y respondes de ellos. Muchos proveedores permiten elegir. Pregunta cuál usa el tuyo y por qué.

Qué cambia en tus facturas

Para tu cliente, lo visible es poco. Los datos obligatorios de la factura siguen siendo los del Reglamento de facturación de siempre (número, fecha, NIF, base, tipo de IVA, etc.). Lo nuevo:

• Un código QR en la factura, en papel o en PDF. Quien la recibe puede escanearlo y comprobar sus datos en la Agencia Tributaria.
• Si usas la modalidad VERI*FACTU, la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
• Por dentro, un registro encadenado por cada factura y por cada anulación. Una factura emitida ya no se «edita»: se corrige con una factura rectificativa o se anula, y todo queda registrado.

Si facturas con Excel o Word: qué pasa de verdad

Varias páginas del top de Google dicen, sin más, que las facturas hechas en Excel o Word «dejan de ser válidas». La respuesta de la Agencia Tributaria es más matizada. Según sus preguntas frecuentes, el reglamento no te afecta si usas el procesador de textos o la hoja de cálculo exclusivamente para introducir los datos de las facturas, expedirlas e imprimirlas y conservar la información.

Sí te afecta si esa hoja de cálculo procesa la información de facturación para generar directamente otros resultados, como los libros registro de IVA. Es decir: una plantilla de Word que rellenas a mano cada vez no es un SIF; un Excel con macros que numera, acumula y te saca el libro de IVA, sí lo es, y en ese caso no cumpliría los requisitos.

Dicho esto, facturar con Word tiene sus propios riesgos: numeraciones saltadas, facturas duplicadas, errores al copiar datos. Y la línea entre «plantilla» y «sistema» es fina. Si dudas de en qué lado estás, pregúntalo a tu gestoría. Si emites pocas facturas, la Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU pensada para autónomos, profesionales y empresas con un volumen reducido de facturas.

Qué tiene que cumplir tu programa y qué preguntar al proveedor

No existe un certificado oficial que Hacienda conceda a cada programa. El sistema es de autocertificación: el fabricante firma una «declaración responsable» en la que asegura que su programa cumple el reglamento. Esa declaración tiene que estar visible en el propio programa, en cada versión, e incluir la identificación del sistema, su tipo, sus funcionalidades, los datos del fabricante y la fecha y lugar de firma. La Agencia Tributaria publica modelos de ejemplo en su sede.

Antes de contratar o renovar, estas son las preguntas útiles:

• ¿Dónde puedo ver la declaración responsable de la versión que voy a usar? Pídela. Si no existe o no la encuentran, mala señal.
• ¿Qué modalidad usa: VERI*FACTU, NO VERI*FACTU o ambas? ¿Puedo elegir?
• Si es VERI*FACTU, ¿qué pasa si se cae la conexión? ¿Guarda los registros y los envía después?
• ¿Cómo se anula o rectifica una factura ya emitida dentro del programa?
• Si uso varios programas (un TPV en tienda y otro para facturas a empresas), ¿cumplen los dos?
• Si mi gestoría o un tercero factura en mi nombre, ¿su sistema también está adaptado? La AEAT permite delegar la emisión, pero la responsabilidad sigue siendo tuya.
• ¿La actualización está incluida en mi contrato de mantenimiento o es una versión nueva aparte?
• ¿Cómo exporto mis facturas y registros si mañana cambio de programa?

Hay muchos proveedores ya adaptados, de todos los tamaños. Elige por cómo encaja con tu negocio (TPV, obra, servicios, tienda online), no por quién tiene la página de VeriFactu mejor posicionada.

VeriFactu no es la factura electrónica obligatoria

Es la confusión más frecuente. Son dos obligaciones distintas, con normas y calendarios distintos:

• VeriFactu (Real Decreto 1007/2023) regula cómo es el programa con el que emites facturas y qué registros genera. Afecta a todas tus facturas, también a las que das a particulares. La factura puede seguir siendo un PDF o un papel.
• La factura electrónica entre empresas (Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece) obliga a que las facturas entre empresarios y profesionales se envíen en un formato electrónico estructurado, que el programa del cliente pueda leer, e informar de su estado de pago. Se ha desarrollado con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo.

Según ese real decreto, los plazos de la factura electrónica empiezan a contar cuando se publique la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación, y la Ley Crea y Crece fija un año para las empresas que facturan más de 8 millones de euros y dos para el resto. Confirma con la Agencia Tributaria o tu gestoría en qué punto está ese calendario. Lo práctico: si vas a cambiar de programa por VeriFactu, pide uno que también esté preparado para la factura electrónica entre empresas y así no cambias dos veces.

Sanciones: lo que dice la ley

Las sanciones están en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria (añadido por la Ley 11/2021). Son infracciones graves:

• Para quien usa el programa (tenencia): multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio si tienes un sistema que no está debidamente certificado teniendo que estarlo, o si se han alterado o modificado los dispositivos certificados.
• Para quien fabrica o comercializa programas que permiten llevar contabilidades distintas, ocultar o alterar transacciones, o que no cumplen las especificaciones técnicas: multa fija de 150.000 euros por cada ejercicio con ventas y por cada tipo de programa.
• Para el fabricante que comercializa un programa sin la certificación obligatoria: 1.000 euros por cada sistema comercializado sin ella.

La persona o empresa sancionada como fabricante no puede ser sancionada además como usuaria por el mismo sistema. La conclusión práctica es sencilla: la declaración responsable de tu proveedor no es un papel de trámite. Es lo que acredita que tu programa está certificado.

Checklist para prepararte

• Mira tu fecha: 1 de enero de 2027 si presentas el Impuesto sobre Sociedades; 1 de julio de 2027 si eres autónomo, comunidad de bienes o sociedad civil sin personalidad jurídica.
• Comprueba si estás excluido: SII, País Vasco o Navarra, facturación solo manual, o régimen de módulos, agrario o recargo de equivalencia sin emitir facturas con programa.
• Haz inventario de todo lo que emite facturas en tu negocio: programa de facturación, TPV, tienda online, ERP, plantillas de Excel o Word, y facturas que emite tu gestoría por ti.
• Si facturas con Excel o Word, decide: seguir con plantilla pura (y aceptar sus riesgos), pasar a la aplicación gratuita de la AEAT o a un programa adaptado.
• Pide a cada proveedor su declaración responsable y la modalidad que usa.
• Decide la modalidad: VERI*FACTU (envío inmediato) o NO VERI*FACTU (firma y registro de eventos en tu sistema).
• Revisa numeración y series de facturas antes del cambio para arrancar limpio.
• Aprende a rectificar y anular dentro del programa. Se acabó editar facturas ya emitidas.
• Prueba antes de la fecha: emite facturas reales con el programa adaptado unos meses antes, cuando un error todavía no cuesta nada.
• Comprueba que el programa también está preparado para la factura electrónica entre empresas.
• Habla con tu gestoría para que su forma de recibir tus datos encaje con el nuevo programa.

Preguntas frecuentes sobre VeriFactu

¿VeriFactu es obligatorio para autónomos?

Sí, si facturas con un programa informático y no estás en ninguna de las exclusiones (SII, territorio foral, facturación manual, o regímenes especiales sin emitir facturas con programa). La fecha vigente para los autónomos es el 1 de julio de 2027, según la Agencia Tributaria, consultado el 29-09-2026.

¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda?

Solo si usas la modalidad VERI*FACTU, y lo hace el programa automáticamente. En la modalidad NO VERI*FACTU no se envía nada en el momento, pero el programa tiene que firmar los registros y llevar un registro de eventos.

¿Puedo seguir haciendo facturas en papel a mano?

Sí. Si facturas con talonario, a mano o a máquina, no usas ningún sistema informático de facturación y el reglamento no te afecta, según las preguntas frecuentes de la AEAT.

¿Hay alguna opción gratuita?

Sí. La Agencia Tributaria tiene una aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU en su sede electrónica, pensada para autónomos, profesionales y empresas con pocas facturas o una facturación sencilla. Emite las facturas y envía los registros a Hacienda.

¿Si estoy en el SII tengo que hacer algo?

No por VeriFactu. La Agencia Tributaria indica que quienes cumplen con el SII no tienen que cumplir el reglamento de sistemas informáticos de facturación.

¿Mi gestoría puede facturar por mí?

Sí, se puede delegar la emisión en un tercero o en el propio cliente, cumpliendo las condiciones del Reglamento de facturación. Pero la AEAT aclara que eso no te exime de la responsabilidad: el sistema que use tu gestoría también tiene que cumplir.

Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de tu gestoría.